Raumweltenheiss – Bürodesign in München
Bürodesign in München – Professionelle Raumgliederungen | Beratung, Planung und Verkauf |Bürodesign ✔ Büroeinrichtung ✔ Ergonomie ✔ etc.
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Spielregeln im Office
Was gehört zu einer optimalen Büroorganisation?
Eine gut durchdachte Büroorganisation ist für Unternehmen aller Größenordnungen – vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Konzern – von entscheidender Bedeutung. Nur, wenn das Büro gut organisiert ist, verläuft der Arbeitsalltag reibungslos und effizient.
Eine schlechte Büro-Organisation führt hingegen schnell zu Chaos, fehlerhaften Arbeitsprozessen und im schlimmsten Fall zum Ruin. Erfahren Sie nachfolgend auf dieser Seite, was eine strukturierte Büroorganisation ausmacht, welche Vorteile Sie Ihnen bringt und wie Sie diese erfolgreich etablieren. Mit unseren Tipps zur Büroorganisation optimieren Sie Ihre Abläufe und bringen Ihren gesamten Betrieb auf Vordermann.
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Carolin Schuhmann, eine unserer Spezialist:innen für moderne Arbeitswelten in Nürnberg berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:
Der Begriff Büroorganisation nimmt im Grunde die Bedeutung vorweg. Es geht um eine gute Organisation im Büro oder salopp gesagt, um Ordnung am Arbeitsplatz.
Die Büroorganisation wird auch als Büromanagement bezeichnet und ist eine bedeutende Kernkompetenz im Sekretariat und Back-Office. Aber auch jeder einzelne Angestellte oder Selbstständige profitiert von einer gut strukturierten Büroorganisation.
Für eine optimale Organisation im Büro ist es zunächst mal wichtig zu wissen, was überhaupt dazugehört. Folgende Bereiche zählen zur Büroorganisation:
• durchdachtes Bürodesign
• ordentlicher Arbeitsplatz
• strukturierte Ablage und Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien
• Software zur Organisation von Arbeitsabläufen
• Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und nach außen
• digitale Büroorganisation – eine organisierte und geordnete PC-Verwaltung
Eine gute Büroorganisation am Schreibtisch bringt dem Unternehmen viele Vorteile und sorgt dafür, dass alles reibungslos funktioniert. So steigert eine vorbildliche allgemeine Büroorganisation die Arbeitseffizienz bzw. Mitarbeiterproduktivität, weil keine Zeit bei der Suche nach Akten oder Dateien verlorengeht.
Alles befindet sich dort, wo es hingehört und steht somit schnell zur Verfügung, wenn es benötigt wird. Durch eine strukturierte Organisation am Arbeitsplatz wird allen der Arbeitsalltag erleichtert und neue Mitarbeiter können leichter eingewiesen werden.
Stress wird zudem deutlich reduziert, weil die Mitarbeiter sich nicht damit plagen müssen, immer wieder Papiere oder Dateien zu suchen. Stattdessen können sie reibungslos ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen und somit Höchstleistungen für das Unternehmen erbringen.
Wie wichtig es ist, das Büro gut zu organisieren, wird häufig erst dann deutlich, wenn es Schwächen in der Büroorganisation gibt. Plötzlich leidet die Produktivität, die Zusammenarbeit klappt nicht mehr und die Ergebnisse lassen zu wünschen übrig.
Schnell entsteht ein heilloses Chaos, das die gesamten Arbeitsabläufe betrifft. Besser man lässt es gar nicht erst dazu kommen und setzt von Anfang an auf eine vorbildliche Arbeitsplatz Organisation.
Mit Frank Thies haben wir einen erfahrenen Experten für moderne Arbeitswelten in unserem Münchner Team. Er berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:
Die Wichtigkeit, den Büroalltag zu organisieren ist den meisten Führungskräften und Angestellten durchaus bewusst. Aber häufig tritt die Frage auf: Wie organisiere ich mich im Büro denn auf optimale Weise? Nachfolgend finden Sie jede Menge Büroorganisation-Ideen für alle wichtigen Bereiche dieses Themenfelds.
Strenggenommen beginnt die Büroorganisation hier bereits mit der Auswahl der Büro-Form. Jedes Unternehmen sollte sich gut überlegen, welche Büro-Form am besten zu ihm passt. Je nach Art des Büros gibt es verschiedene Vor- und Nachteile sowie besondere Regeln der Zusammenarbeit im Team. Zur Auswahl stehen:
• Einzel- oder Mehrpersonenbüros (Zellenbüros)
• Gruppenbüros
• Großraumbüro
• Kombibüro
• Offene Bürolandschaften (Open Space)
• Multispace-Büro
Im New Work Office geht der Trend klar zu offenen Bürolandschaften und Multispace-Büros. Diese Büros fördern den Austausch der Angestellten untereinander und verbessern den Workflow. Allerdings erfordern sie auch besondere Spielregeln für die Zusammenarbeit im Team und spezielle Maßnahmen der Büroorganisation.
Die Unternehmensführung muss vor allem gewährleisten, dass sich die Geräuschkulisse nicht zu einem Problem entwickelt. Außerdem sind gerade bei offenen Büroformen Rückzugsbereiche von elementarer Bedeutung.
Egal bei welcher Büro-Form: Ein wesentlicher Bestandteil der Büroorganisation ist auch die Ergonomie am Arbeitsplatz. Arbeitgeber sind laut Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ihren Angestellten einen ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Schon zur Größe eines Büroarbeitsplatzes geben verschiedene Gesetze Vorgaben. Folgende Richtwerte sollten Sie kennen:
• Einzel- und Mehrpersonenbüros: 8 bis 10 qm pro Arbeitsplatz
• Gruppenbüro (bis zu 25 Angestellte): 10 bis 12 qm pro Arbeitsplatz
• Großraumbüro (ab 400 qm): 12 bis 15 qm pro Arbeitsplatz
In offenen Bürolandschaften ist es wichtig, die einzelnen Arbeitsplätze zum Beispiel durch Raumteiler klar voneinander abzutrennen. Verschiedene Schallschutzelemente wie Schallschutzplatten, Akustikvorhänge oder Akustikbilder verbessern die Raumakustik und sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Eine gut durchdachte Beleuchtung sowie die richtige Beheizung und Belüftung sind ebenfalls Bestandteil einer ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung.
Schließlich sind ergonomische Büromöbel für die Gesundheit der Angestellten unverzichtbar. Ergonomische Bürostühle lassen sich perfekt auf die jeweilige Statur des Benutzers anpassen und gewährleisten, dass dieser auch bei längerer Sitzdauer stets eine gesunde Haltung einnimmt.
Ein modernes Arbeitsambiente mit einer vorbildlichen Büroorganisation ist auch optisch ein Highlight, wie zahlreiche Büroeinrichtung Beispiele zeigen. Die Farben von Wänden und Decke sowie die Anordnung und Art der Möbel sollten idealerweise einem stimmigen Konzept entsprechen und ein harmonisches Gesamtbild ergeben.
Möchte man einen Büroraum gestalten, dürfen auch Pflanzen nicht fehlen. Sie setzen nicht nur optische Akzente, sondern verbessern auch das Raumklima und verringern Stress. Grundvoraussetzung für eine gelungene Büroorganisation sind des Weiteren Ordnung und Sauberkeit.
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Anne Brosowski, eine unserer Spezialist:innen für moderne Arbeitswelten in München berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:
Ordnung ist das halbe Leben und in puncto Büroorganisation ist Ordnung sicherlich der wichtigste Faktor. Nur in einem aufgeräumten Arbeitsumfeld sind Höchstleistungen möglich. Wenn hingegen Papiere und Büromaterialien überall verteilt liegen, ist auch bei der Arbeit Chaos vorprogrammiert. Wie schafft man es jedoch Ordnung zu schaffen und zu bewahren?
Ordnung im Büro fängt mit einem aufgeräumten Schreibtisch an. Zunächst sollte alles von diesem entfernt werden, was dort nicht hingehört. Büroutensilien wie Stifte und Locher, die regelmäßig gebraucht werden, kommen in ein Ablagefach, eine Schubladenbox oder einen Rollcontainer.
Das wichtigste Element, um den Schreibtisch ordentlich zu halten, ist ein Ablagesystem. Wie genau dieses aussieht, ist natürlich je nach Art des Unternehmens und der jeweiligen Tätigkeit unterschiedlich.
Wichtig ist, dass allen Dokumenten, die jeden Tag auf dem Schreibtisch landen, ein Aufbewahrungsplatz zugeordnet wird. Hierfür gibt es diverse Hilfsmittel:
• Ablagekörbe und Ablagefächer
• Mappen
• Ordner
• usw.
Jedes Dokument und jeder Zettel sollte einen klar zugewiesenen Platz bekommen. Entscheidend für die Struktur im Büro ist dann nur noch, dass jeder Angestellte sein individuelles Ablagesystem auch regelmäßig ausführt.
Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, mindestens einmal die Woche, zum Beispiel am Freitagnachmittag vor dem Wochenende, die Ablage auf Vordermann zu bringen. So findet sich jeder zum Wochenstart wieder an einem aufgeräumten Schreibtisch ein. Noch besser ist es, die Ablage jeden Tag vor dem Feierabend zu erledigen.
Der Computer ist der digitale Gegenpart zum Schreibtisch. In immer mehr Unternehmen fängt die moderne Büroorganisation beim PC an, denn diese setzen bereits auf ein papierloses Büro und verhindern somit Papierstapel und Aktenchaos.
Digitale Ordnung beginnt im E-Mail-Postfach. Dieses sollte aufgeräumt und übersichtlich sein. Dafür empfiehlt sich ein digitales Ablagesystem mit verschiedenen Ordnern, in denen alle wichtigen E-Mails regelmäßig einsortiert werden.
Unwichtige und überflüssige E-Mails sollte man regelmäßig löschen oder am besten vermeiden, indem man sich zum Beispiel von diversen Newslettern abmeldet. Damit das E-Mail-Postfach der Mitarbeiter nicht tagtäglich überquillt, setzen viele Unternehmen auf Chatprogramme wie Skype zur internen Kommunikation.
Einer der wichtigsten Büroorganisation Tipps ist, den Desktop aufzuräumen. Das klingt vielleicht im ersten Moment banal, ist es jedoch nicht. Ein mit Dateien überladener Desktop hat nämlich dieselben Effekte wie ein mit Papieren und Büroutensilien überfrachteter Schreibtisch.
Er verursacht Stress und verlangsamt die Arbeitsleistung, weil man in dem Chaos nie sofort das findet, was man gerade braucht.
Des Weiteren verringert sich die Schnelligkeit des PCs, wenn der Desktop voll ist. Von einigen wichtigen Verknüpfungen abgesehen, zum Beispiel für den Internetbrowser, sollten alle Dateien ordentlich in Ordnern aufbewahrt werden. Wichtige Dokumente und Ordner gehören außerdem in die Cloud, damit verschiedene Mitarbeiter von überall aus problemlos darauf zugreifen können.
Darunter versteht man quasi die Struktur der Ordner und Unterordner. Diese und sämtliche Dateien müssen unmissverständlich benannt werden, damit sofort ersichtlich ist, worum es sich handelt.
Alle digitalen Dokumente und Dateien sollten einen klar zugewiesenen Platz bekommen, damit sie sich bei Bedarf schnell wiederfinden lassen und nicht erst aufwändig gesucht werden müssen.
Idealerweise erfolgt die Benennung von Ordnern und Dateien nach einem bestimmten System, sodass auch andere Mitarbeiter bestimmte Dokumente schnell finden können. Dokumente, die nicht benötigt werden, sollten regelmäßig in den Papierkorb geschoben werden, um die digitale Ablage klein zu halten.
Diverse Softwarelösungen für bestimmte Aufgaben erleichtern die Büroorganisation im New Work Office.
Ein Cloud-System, wie zum Beispiel Google Drive, ist in modernen Unternehmen heutzutage praktisch ein Muss. Es ermöglicht berechtigten Mitarbeitern den problemlosen Zugriff von überall aus auf die Dokumente, die sie gerade brauchen und erleichtert somit enorm die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen.
Hybride Arbeitsmodelle sind heute weit verbreitet – sind die wichtigsten Dokumente in einer Cloud hinterlegt, kann der Mitarbeiter jederzeit von zuhause aus, oder auch bei einem Kundentermin, darauf zugreifen.
Eine Software zur Zeiterfassung stellt ebenfalls eine Erleichterung der Büroorganisation dar. So ein Programm erstellt für jeden Angestellten ein Arbeitszeitkonto und listet Minus- oder Überstunden auf. Eine solide Lösung zur Zeiterfassung für Unternehmen einer überschaubaren Größenordnung stellt Excel dar.
Mit einem leistungsstarken Projektmanagement-Tool sind die Mitarbeiter jederzeit im Bilde, welche Aufgaben und Deadlines anstehen und welche Fortschritte es bei verschiedenen Projekten gibt. Eine solche Software ist für die erfolgreiche Organisation und Durchführung von Arbeitsprojekten unentbehrlich.
Diverse Chatprogramme ermöglichen den Mitarbeitern die interne Kommunikation untereinander. Hier können auch verschiedene Gruppen erstellt werden, sodass bestimmte Teams und Abteilungen miteinander vernetzt sind.
Nicht nur Textnachrichten, sondern auch Dokumente lassen sich so schnellstmöglich untereinander austauschen. Da heutzutage durch Remote-Work in den meisten Unternehmen selten alle Angestellten vor Ort sind, sind solche Kommunikationsprogramme unersetzlich.
Mithilfe von Rechnungstools verschicken Sie Angebote, Rechnungen und Mahnungen automatisiert und sparen jede Menge Arbeit und Zeit. Auch die Buchhaltung und Steuerangelegenheiten lassen sich digital organisieren.
Zu den wichtigsten Büroorganisation Aufgaben gehört auch die Kommunikation. Auf die interne Kommunikation sind wir im letzten Punkt schon kurz eingegangen. Chatprogramme wie Skype erleichtern den Austausch der Angestellten untereinander. Entscheidend für eine gute Büroorganisation ist aber auch die Art der Kommunikation: freundlich und konkret sollte sie innerhalb des Unternehmens sein. Nachrichten sollten so formuliert werden, dass keine unnötigen Nachfragen nötig sind.
Anweisungen von der Führungsetage sollten höflich, aber unmissverständlich ausfallen. Bei der Kommunikation nach außen, also mit Geschäftspartnern, Kunden und Interessenten, gilt es noch wesentlich mehr zu beachten, weil hierbei immer das Unternehmen repräsentiert wird. Neben einem freundlichen Umgangston sind eine tadellose Rechtschreibung und Grammatik wichtig.
Fehlerhafte Nachrichten werfen kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen. Mitarbeiter, die Telefonanrufe annehmen, sollten hinsichtlich des richtigen Verhaltens geschult werden, damit sie den Anrufern schnell und kompetent weiterhelfen können. Generell lohnt es sich, den Angestellten Seminare für eine professionelle Kommunikation und Gesprächsführung zu spendieren.
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Alice Antonoff, eine unserer Spezialisten für moderne Büroeinrichtung in München berät Sie gerne. Sie erreichen Sie telefonisch oder per Mail unter:
Damit die unterschiedlichen Bereiche ineinandergreifen wie die Zahnräder einer gut geölten Maschine, bedarf es nun noch einer guten Koordination. Das ist meist die Aufgabe des Sekretariats, der Zentrale der Büroorganisation im Unternehmen.
Hauptsächlich geht es in diesem Themenbereich um organisatorische Aufgaben wie die Planung und Durchführung von Meetings, Veranstaltungen und Personalgesprächen. Checklisten können den Verantwortlichen dabei helfen, nichts zu vergessen. Ein Projektmanagement-Tool ist nützlich, um jedem Angestellten und verschiedenen Abteilungen Aufgaben zuzuteilen.
Zahlreiche Büroorganisation Ideen, die den Arbeitsalltag strukturierter gestalten und die Effizienz fördern, haben wir bereits vorgestellt. Nachfolgend haben wir weitere Tipps und Tricks für eine effektive Arbeitsorganisation für Sie zusammengestellt.
Ordnung und Sauberkeit sind das A und O für eine vorbildliche Büroorganisation am Schreibtisch. Es spricht jedoch nichts dagegen den Arbeitsplatz, an dem Sie immerhin viel Zeit Ihres Lebens verbringen, angenehm zu dekorieren.
Die eine oder andere Pflanze oder ein Bilderrahmen mit einem Familienfoto verleihen dem Arbeitsplatz Behaglichkeit und einen persönlichen Charme. Wer sich an seinem Schreibtisch rundum wohlfühlt, kann leichter jeden Tag aufs Neue Bestleistungen erbringen.
In manchen Unternehmen gibt es klare Regeln, die besagen, dass nach Feierabend keinerlei Papiere auf den Schreibtischen verbleiben dürfen. Mit diesem Konzept sorgt die Unternehmensführung dafür, dass die Arbeitsplätze jeden Tag aufs Neue aufgeräumt und ordentlich verlassen werden.
Mit einer To-Do-Liste, die sich klassisch auf Papier oder digital in einer App erstellen lässt, kommen Sie organisiert durch den Arbeitstag. Hier werden alle anstehenden Aufgaben aufgelistet und nacheinander abgehakt. Tipp: Priorisieren Sie die wichtigsten Aufgaben und erledigen Sie diese zuerst.
Sparen Sie nicht am falschen Ende und schaffen Sie für eine perfekte Büroorganisation Möbel an, die diese unterstützen. Die besten Absichten nützen schließlich wenig, wenn es dann an Schränken, Rollcontainern, Ordnungssystemen usw. fehlt.
Praktisch für die Ordnung am Arbeitsplatz sind Schreibtisch-Organizer, die Platz für Papiere, Stifte und andere Büroutensilien bieten.
Zu den effizientesten Spielregeln am Arbeitsplatz gehört es, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Das heißt, Sie sollten sich voll und ganz auf eine Sache konzentrieren und diese nicht immer wieder unterbrechen, um zwischendurch etwas anderes zu machen.
Reservieren Sie sich zum Beispiel die letzte halbe Stunde Ihres Arbeitstages für die Beantwortung von E-Mails und arbeiten Sie diese nacheinander ab. Das ist wesentlich effizienter, als zwischendurch immer wieder ins E-Mail-Fach zu schauen und auf die Nachrichten einzeln zu reagieren.
Mit Ingo Richter haben wir einen erfahrenen Experten für moderne Arbeitswelten in unserem Nürnberger Team. Er berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:
Menschen schieben unangenehme Dinge gerne vor sich her, aber das ist natürlich kontraproduktiv, denn je länger man die Sache aufschiebt, desto mehr sinkt die Laune. Gewöhnen Sie sich deswegen an, die unangenehmsten Aufgaben zuerst zu erledigen. Dann fällt diese Belastung weg und Sie kommen gut gelaunt durch den restlichen Tag.
Wer effizienter und konzentrierter arbeiten möchte, sollte Störquellen gezielt ausschalten. Das gilt vor allem für Alarmtöne bei eingehenden Nachrichten auf dem Handy oder im E-Mail-Fach. Schalten Sie solche Alarmsignale aus, damit Sie davon nicht abgelenkt werden.
Gewöhnen Sie sich außerdem an, immer eine Flasche Wasser auf dem Schreibtisch stehen zu haben, damit Sie nicht zwischendurch die Arbeit unterbrechen müssen, um sich etwas zu trinken zu holen.
Um fit und energiegeladen durch den gesamten Arbeitstag zu kommen, sind regelmäßige Pausen essentiell. Es bringt wenig, wenn Sie immer wieder bis zur absoluten Erschöpfung durcharbeiten und irgendwann zusammenbrechen. Nutzen Sie deshalb Ihre Pausen zum Durchatmen und zur Stärkung mit gesunden Snacks.
In modernen Büros sind ausreichend Rückzugsmöglichkeiten und Ruhezonen ein Muss – sie fördern nicht nur die Regeneration der Angestellten, sondern auch neue Formen der Zusammenarbeit.
In einer gemütlichen Lounge-Ecke beispielsweise können sich Mitarbeiter verschiedener Abteilungen begegnen und austauschen.
Gewöhnen Sie sich an, alle überflüssigen analogen und digitalen Dokumente sofort zu entsorgen, um der Unordnung unmittelbar Einhalt zu gebieten.
Zur Grundausstattung des Büros sollte daher ein Papierkorb und Aktenvernichter gehören. Ein Aktenvernichter ist auch aus Datenschutzgründen wichtig, denn viele Akten dürfen nicht einfach im Papierkorb entsorgt werden.
Setzen Sie Prioritäten und erledigen Sie nicht alles selbst. Bestimmte Aufgaben können Sie gut an Kollegen, Auszubildende oder Praktikanten delegieren. So bleibt Ihnen mehr Zeit und Energie für Ihre Kernarbeit übrig.
Für viele Arbeitsabläufe sind Vorlagen und Muster eine wertvolle Hilfe. So sollten Sie zum Beispiel für geschäftliche Briefe immer eine entsprechende Vorlage auf dem Rechner parat haben, die Sie dann nur in den Details abändern müssen. Bestimmte Muster und Vorlagen müssen nur einmal erstellt werden und können dann immer wieder genutzt werden.
Für eine effiziente Arbeitsgestaltung und reibungslose Prozesse ist eine gute Büroorganisation unverzichtbar. Diese erleichtert sämtliche Arbeitsabläufe, spart Zeit und Energie und verhindert Stress und Fehler in den Abläufen. Es lohnt sich für Unternehmen aller Größenordnungen auf jeden Fall, auf eine strukturierte Büroorganisation Wert zu legen. Die wichtigsten Spielregeln am Arbeitsplatz in der Übersicht:
• aufgeräumte Schreibtische ermöglichen eine effiziente Arbeit
• Ordnungssysteme und Aufbewahrungslösungen erleichtern die Büroorganisation
• ergonomische Möbel fördern gesundes Arbeiten im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen
• ein aufgeräumter PC ist genauso wichtig wie ein ordentlicher Arbeitsplatz
• verschiedene Software-Lösungen erleichtern die Büroorganisation enorm
• eine vorbildliche Büroorganisation spart viel Zeit und trägt maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei
• eine aufgeräumte und strukturierte Bürolandschaft steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und die Attraktivität des Unternehmens
Bei vielen Aspekten der Büroorganisation können die erfahrenen Experten von raumweltenheiss Ihnen weiterhelfen. Wir sind Ihr effizienter Partner in der Planung und Umsetzung moderner Arbeitswelten und helfen Ihnen unter anderem bei einer optimalen Büroflächen-Gestaltung.
Wenn Sie sich zum Beispiel ein attraktives und modernes Open Space Büro wünschen oder die Ergonomie am Arbeitsplatz durch Akustiklösungen verbessern wollen, sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie. Nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf und profitieren Sie von maßgeschneiderten Lösungen, die Ihren Zielen und Ansprüchen entsprechen.
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