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Desk-Sharing

Flexibles Arbeitsplatzmodell im modernen Office.

Desk-Sharing

Die Bürowelt unterliegt einem ständigen Wandel mit immer wieder neuen Trends und Arbeitsformen. Ein Arbeitsmodell, das sich in den vergangenen Jahren in vielen erfolgreichen Unternehmen etabliert hat, ist das Desk-Sharing. Bei diesem Konzept belegen die Angestellten keinen festen Arbeitsplatz, sondern besetzen täglich einen anderen.

Das Desk Sharing erhöht die Flexibilität im Unternehmen und bringt einige weitere Vorzüge mit sich. Erfahren Sie nachfolgend mehr über die Vor- und Nachteile dieser Arbeitsorganisation.

Sie interessieren sich für ein Desk-Sharing-Konzept für Ihr Büro?

Anne Brosowski, eine unserer Spezialist:innen für moderne Arbeitswelten in München berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:

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Was genau ist Desk-Sharing?

Desk Sharing ist per Definition eine flexible Nutzung der Arbeitsplätze. Bei diesem auch als „Shared Desk“ oder „Flexible Office“ bezeichneten Konzept wählen sich die Mitarbeiter jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz aus. Entweder belegen sie einen Schreibtisch, der noch frei ist, oder die Zuordnung wird über eine Desk-Sharing App organisiert, über die sich die Arbeitsplätze vorab reservieren lassen.

Renommierte Unternehmen wie Google, Facebook und Siemens haben das Desk Sharing Konzept etabliert, dessen oberstes Ziel es ist, die Flexibilität im Betrieb zu erhöhen.

Hintergrund des Arbeitsmodells ist auch eine optimale Ausnutzung der vorhandenen Arbeitsplätze, denn in der Praxis verhält es sich häufig so, dass ein gewisser Prozentsatz der Angestellten durch Urlaub, Krankheit, Home-Office oder Außentermine nicht im Unternehmen anwesend ist.

Desk Sharing Konzepte sind deshalb auch besonders für Betriebe interessant, die weniger Büroarbeitsplätze als Mitarbeiter haben, ihre Mitarbeiter aber dennoch wieder ins Büro bringen wollen. Damit das Modell funktioniert, muss jeder Mitarbeiter von einem Desk-Sharing-Arbeitsplatz über PC oder Laptop auf alle für seine Arbeit erforderlichen Dokumente zugreifen können und sich an die Spielregeln im New Work Office halten.

Desk Sharing: Vor- und Nachteile

Um Ihnen eine Bewertungsgrundlage zu geben, ob das Sharing-Modell auch für Ihr Unternehmen interessant ist, listen wir nachfolgend die Vor- und Nachteile auf.

Die Vorteile von Desk-Sharing:

Flexibilität & Kommunikation

Das Desk Sharing, das nach Corona in vielen modernen Unternehmen etabliert wurde, fördert durch den stetigen Wechsel der Arbeitsplätze die Flexibilität. Häufig arbeiten Angestellte für gewisse Zeit im Home-Office und wenn sie im Betrieb sind, besetzen sie einen Arbeitsplatz, der gerade frei ist. Durch den Wegfall der festen Arbeitsplätze wird außerdem eine Monotonie verhindert und die Kommunikation im Betrieb gefördert.

Angestellte treffen immer wieder auf neue Kollegen, statt jeden Tag mit denselben Zeit zu verbringen. Von diesem abwechslungsreichen Austausch profitiert letztlich das Unternehmen, denn die Angestellten meistern dadurch Herausforderungen oft besser. In kreativen Branchen wird durch den wechselnden Austausch außerdem die Entstehung origineller Ideen gefördert.

Platz- und Kostenersparnis

Durch Desksharing werden weniger Büroarbeitsplätze benötigt, weil sowieso nicht immer alle Mitarbeiter vor Ort sind. Einige arbeiten tageweise im Home-Office, andere sind auf Geschäftsreisen, krank oder im Urlaub. Jeder Arbeitsplatz kostet natürlich Geld, das so gespart werden kann.

Unternehmen, die das Desk Sharing einführen, können mitunter ein kleineres Büro mieten und so die Ausgaben für Miete, Strom etc. reduzieren. Da die Desk Sharing Ausstattung funktional ausfällt, schließlich müssen alle Angestellten von einem Arbeitsplatz aus arbeiten können, sinken zudem die Büroausstattungskosten.

Selbstbestimmung und flache Hierarchie

Desk Sharing Erfahrungen zeigen, dass die freie Auswahl des Arbeitsplatzes die Mitarbeiterzufriedenheit steigern kann. Das liegt unter anderem daran, dass bei diesem Arbeitsmodell Gleichberechtigung herrscht und nicht ein Mitarbeiter ein vermeintlich hübscheres Büro hat als der andere.

Da in vielen Betrieben auch Führungskräfte an dem Konzept teilnehmen, flachen zudem die Hierarchien ab, was ebenfalls zu einem besseren Miteinander beiträgt. Desk-Sharing-Modelle stehen für Agilität und eine moderne Unternehmenskultur, was vor allem auf junge Arbeitnehmer attraktiv wirkt.

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Mit Frank Thies haben wir einen erfahrenen Experten für moderne Arbeitswelten in unserem Münchner Team. Er berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:

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Die Nachteile von Desk-Sharing:

Zusätzlicher Zeitaufwand

Die tägliche Suche nach einem freien Arbeitsplatz oder die Reservierung im Desk Sharing Buchungssystem nehmen Zeit in Anspruch. Dazu kommt, dass der Arbeitsplatz zunächst auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden muss. So muss jeder Angestellte den Bürostuhl und Schreibtisch immer wieder einstellen, seine Unterlagen herausholen und den Laptop anschließen.

Manche Menschen bevorzugen außerdem einen festen Arbeitsplatz, der für Routine und Sicherheit steht und den sie nach ihren Vorlieben mit zum Beispiel persönlichen Fotos gestalten. Der ständige Wechsel des Arbeitsplatzes stresst diesen Menschenschlag. Beim Desk Sharing haben persönliche Gegenstände keinen Platz, da sie nach Ende der Arbeitszeit sowieso wieder eingepackt werden müssten.

Um auszuloten, ob die Angestellten beim Desk-Sharing eher die Flexibilität schätzen oder das Modell als Stress wahrnehmen, sollten Unternehmen vor der Einführung unbedingt eine Testphase starten. Noch idealer ist es, die Belegschaft vorab über die entsprechenden Pläne zu informieren und sich die Wünsche und Bedenken der Angestellten anzuhören.

Die Zufriedenheit und Produktivität einiger Arbeitnehmer kann sinken

Wie schon beim letzten Punkt aufgeführt, schätzen einige Menschen einen festen Arbeitsplatz mit immer denselben Kollegen um sich herum. Sensiblen und introvertierten Personen bereitet es erhöhten Stress, jeden Tag woanders zu arbeiten und mit anderen Mitarbeitern in Kontakt zu treten. Dies kann dazu führen, dass sich diese Mitarbeiter zunehmend unwohl fühlen, was für ihre Produktivität nicht förderlich ist.

Der Teamgeist kann leiden

Zwar fördert das Desk-Sharing den allgemeinen Austausch im Unternehmen, der Zusammenhalt im eigenen Team bzw. in der Abteilung kann jedoch leiden, wenn die Angestellten täglich mit anderen Kollegen zusammenarbeiten. Um das Desk Sharing erfolgversprechend zu organisieren und hier gegenzusteuern, sind regelmäßige Team-Meetings bedeutsam.

Erschwerte Erreichbarkeit

Unternehmen mit Publikumsverkehr sollten auch berücksichtigen, dass die Angestellten durch die ständigen Arbeitsplatzwechsel für Kunden und Geschäftspartner schwerer zu erreichen sind.

Ein Lösungsansatz ist hier, einen Mitarbeiter für den Empfang und Telefondienst einzuteilen. Dieser Mitarbeiter könnte sich auch um das Desk-Sharing-Buchungssystem kümmern und die Arbeitsplatzreservierungen überwachen. Gerade für größere Unternehmen lohnt sich eine Desk Sharing Software auf jeden Fall.

Ist Desk-Sharing für mein Unternehmen geeignet und sinnvoll?

Desk-Sharing eignet sich nicht für jede Branche. Das Arbeitskonzept ist vorrangig für Unternehmen in digitalen Branchen interessant, die auf flexible Arbeitszeitmodelle setzen. Damit Desksharing problemlos funktioniert, muss jeder Angestellte von jedem Arbeitsplatz aus auf alle Unterlagen und Dokumente zugreifen können, die er benötigt. Hierfür bietet sich ein interner Server oder eine Cloud-Lösung an. Vorteilhaft für eine erfolgreiche Umsetzung ist, wenn das Unternehmen schon weitestgehend papierlos arbeitet.

Mithilfe einer Desk Sharing Software lässt sich die Verteilung der Arbeitsplätze steuern. Bekannt gemacht haben das Arbeitsmodell übrigens die Big Player aus der IT-Branche Facebook und Microsoft. Inzwischen setzen auch bekannte deutsche Firmen, wie der ADAC und die Deutsche Bank, auf das Modell.

Desk-Sharing umsetzen: Regeln und Tipps:

Einbeziehung der Angestellten

Da Desk Sharing den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden gehörig verändert, sollte die Belegschaft frühzeitig über die Pläne der Einführung informiert und mit einbezogen werden. Die Unternehmensführung sollte sich alle Bedenken, Kritikpunkte und Wünsche anhören und sich eventuell für einige Personen, die sich mit einem täglich wechselnden Arbeitsplatz schwertun, Ausnahmeregelungen einfallen lassen.

Durch eine frühe Einbeziehung der Belegschaft steigen die Akzeptanz und die Erfolgsaussichten für das Konzept. Die Unternehmensführung vermittelt so außerdem, dass ihr die Bedürfnisse der Angestellten am Herzen liegen.

Desk-Sharing Regeln

Für eine erfolgreiche Umsetzung des Konzepts sind klare Regeln unabdingbar, an die sich alle Mitarbeiter zu halten haben. Zunächst muss die Unternehmensführung darin festlegen, wie die Verteilung der Arbeitsplätze organisiert wird.

Eine Möglichkeit ist das bereits erwähnte Desk Sharing Buchungssystem, eine andere ein klassischer Zeitplan. Eine Verteilung nach der Devise „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ ist ebenfalls möglich. Alle Regeln gehören in eine Desk Sharing Vertriebsvereinbarung, für die Muster online zu finden sind. Bei allen Regelungen und Vereinbarungen zum Thema Desk Sharing muss das Arbeitsrecht natürlich immer berücksichtigt werden.

Die Arbeitsplätze und ihre Nutzung

Damit alle Mitarbeiter von jedem Arbeitsplatz aus effektiv arbeiten können, müssen diese über eine gleichartige Ausstattung mit allen benötigten Geräten und Anschlüssen verfügen. Eine identische Ausstattung und Gestaltung verhindert auch Anpassungsprobleme und sorgt dafür, dass es für die Angestellten schnell zur Routine wird, sich am jeweiligen Arbeitsplatz einzurichten.

Zur Grundausstattung sollten eine Steckdosenleiste mit verschiedenen Anschlüssen, eine Docking-Station, ein Monitor und eine externe Tastatur zählen. Eine Desk Sharing Box ermöglicht die unkomplizierte Aufbewahrung privater Gegenstände oder einer Tasche. Darüber hinaus gibt es Desksharing Möbel wie Roll-Container, die für maximale Flexibilität am Arbeitsplatz sorgen.

Wichtig ist auch, dass jeder Angestellte den Arbeitsplatz nach der Nutzung wieder sauber und aufgeräumt verlässt. Entsprechende Richtlinien der Clean-Desk-Policy sollten in den Desk Sharing Regeln verankert werden.

Flexibles Desk-Sharing? Wir helfen Ihnen gerne!

Alice Antonoff, eine unserer Spezialisten für moderne Arbeitswelten in München berät Sie gerne in Bezug auf Ihre individuelle Arbeitsplatzgestaltung. Sie erreichen Sie telefonisch oder per Mail unter:

M +49 170 37 04 333

E aa@raumweltenheiss.de

Ergonomie am Arbeitsplatz

Der Arbeitgeber ist laut Arbeitsschutzgesetz dazu verpflichtet, jedem Arbeitnehmer einen ergonomischen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Dieser ist wichtig, damit die Angestellten auf gesunde Art ihre Tätigkeiten verrichten können und es nicht zu Haltungsschäden, Rückenschmerzen und anderen Beschwerden durch einseitige Sitzhaltungen kommt. Das ist natürlich auch im Sinne des Arbeitgebers, denn kranke Angestellte tragen nicht zum Unternehmenserfolg bei.

Zu einem ergonomischen Arbeitsplatz gehören ergonomische Bürostühle, die beim Desk Sharing besonders bedeutsam sind. Der Angestellte muss bei jedem Platzwechsel den Stuhl auf seine Statur anpassen, um eine bequeme und ergonomisch korrekte Sitzhaltung einzunehmen. Auch die Bürotische müssen ergonomisch sein, sich also in der Höhe verstellen lassen. Des Weiteren spielen auch die Raumakustik, Beleuchtung und Temperaturen bei der Ergonomie am Arbeitsplatz eine Rolle.

Datenschutz

Für Teilbereiche eines Unternehmens, zum Beispiel der Buchhaltung oder der Rechtsabteilung, ist das Desk Sharing wegen dem Thema Datenschutz heikel.

Mitarbeiter, die in dieser Hinsicht sensible Aufgaben erfüllen, könnten vom Desk-Sharing-Modell ausgenommen werden und in fest zugewiesenen Einzelbüros arbeiten.

Digitalisierung / papierloses Büro

Damit das Desk-Sharing-Konzept erfolgreich ist, sollte das Unternehmen die Digitalisierung bereits weit vorangetrieben haben und zumindest überwiegend auf ein papierloses Büro setzen. Wenn die Angestellten an jeden neuen Arbeitsplatz verschiedene Dokumente und Papierakten mitnehmen müssen, ist Chaos vorprogrammiert.

Schnell wird mal vergessen ein Dokument in den Aktenschrank zurückzubringen und irgendwann geht wertvolle Arbeitszeit dafür drauf, bestimmte Unterlagen zu suchen.

Bereiche zum Entspannen und Wohlfühlen schaffen

Für manche Angestellte ist es ein Problem, dass sie beim Desk Sharing keinen festen Arbeitsplatz haben, den sie mit Familienfotos oder Dekorationsgegenständen personalisieren können. Das mag nach einer Banalität klingen, aber oft sind solche Accessoires wichtig für das Wohlbefinden und die Motivation. In stressigen Zeiten schenkt ein Blick auf das Foto des Lieblingsmenschen gleich die nötige neue Energie.

Damit beim Desk Sharing die Attraktivität des Arbeitsumfelds nicht sinkt, sollten Unternehmen Rückzugsorte wie eine Lounge einrichten, die die Angestellten während der Pausen aufsuchen können. An diesem Rückzugsort kann jeder Mitarbeiter einen Platz für sich beanspruchen und diesen, zum Beispiel mithilfe einer Pinnwand, entsprechend gestalten. Dort sollten auch Aufbewahrungsmöglichkeiten für private Sachen wie Taschen, Regenschirme oder Brotboxen vorhanden sein.

Sie möchten ergonomische Desk-Sharing Arbeitsplätze schaffen?

Caro Schuhmann ist eine erfahrene Spezialistin für moderne Arbeitswelten in unserem Nürnberger raumweltenheiss Team. Sie berät Sie gerne telefonisch oder per Mail unter:

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E cschuhmann@raumweltenheiss.de

Fazit: Desk-Sharing-Modelle liegen im Trend der Zeit

Spätestens seit der Corona-Pandemie haben sich die Arbeitswelten im Office drastisch verändert. Remote Work und Home-Office erlebten einen Siegeszug und sind heute aus modernen Arbeitsmodellen nicht mehr wegzudenken. Laut Studien wird die Büropräsenz von Office-Kräften künftig nur noch bei 40 bis 60 Prozent liegen.

Durch die flexiblen Arbeitsmodelle ist es nicht mehr länger notwendig, jedem Angestellten ein eigenes Büro zur Verfügung zu stellen. Durch Desk Sharing können Unternehmen die vorhandenen Kapazitäten bestmöglich nutzen und dabei beträchtliche Kosten einsparen. Zwar bringt das Konzept auch einige Nachteile mit sich, diese lassen sich aber durch eine Einbeziehung der Angestellten und bestimmte Gegenmaßnahmen minimieren.

Durchdacht umgesetzt ist das Desk Sharing ein erfolgversprechendes Arbeitskonzept, von dem sowohl das Unternehmen als auch die Angestellten profitieren. Das gilt zumindest für Branchen und Tätigkeiten, bei der die digitale Arbeit im Vordergrund steht.

Desk Sharing ist übrigens oft auch ein Bestandteil fortschrittlicher Bürokonzepte wie dem Multi Space Büro. Ein Multi Space Office besteht aus verschiedenen Arbeitszonen, Ruhebereichen und Meeting-Points und jeder Angestellte sucht sich einen Arbeitsplatz in dem Bereich, der zu seiner jeweiligen Aufgabe am besten passt.

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Was genau ist Desk-Sharing?

Desk Sharing: Vor- und Nachteile

Die Vorteile von Desk-Sharing:

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Die Nachteile von Desk-Sharing:

Zusätzlicher Zeitaufwand

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Erschwerte Erreichbarkeit

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Desk-Sharing umsetzen: Regeln und Tipps:

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